A pesar de los recientes cambios en la movilidad profesional, el vehículo sigue siendo uno de los principales medios de transporte utilizados por los empleados para realizar su trabajo. Ya se trate de vehículos de empresa o de servicio, el renting integral sigue siendo, en general, el medio preferido por las empresas para constituir su parque automovilístico.
Aunque el arrendamiento de vehículos a largo plazo tiene muchas ventajas, el coste de devolución de los vehículos al final del contrato es un factor negativo. Al carecer de visibilidad sobre el estado real de sus vehículos, muchos gestores de flotas se ven sorprendidos cuando llega el momento de devolverlos. Con frecuencia, los conductores pasan por alto arañazos, rozaduras y golpes de todo tipo, por lo que el gestor de la flota los ignora y descubre la verdad cuando se devuelven los vehículos.
Muy a menudo, los costes de reparación facturados por la empresa de leasing superan los 2.000 euros o incluso los 3.000 euros por vehículo. En estos casos, es difícil mantener bajo control el coste total de propiedad de la flota cuando esas cantidades se facturan al final del día y sin previo aviso.
¿Qué enfoque adoptar? ¿Cómo puede reducir o incluso eliminar por completo los costes de devolución al final del contrato?
Parte de la solución depende de los conductores, pero debe complementarse con otras medidas para lograr una eficacia óptima.
Paso 1: situar a los conductores en el centro del proceso
Los vehículos suelen alquilarse durante 36, 48 o incluso 60 meses. Durante esos periodos, no es raro que se produzcan diversos tipos de daños y desgaste.
Sin embargo, con demasiada frecuencia los conductores olvidan, deliberadamente o no, declarar los daños al gestor de la flota, que se encuentra entonces en una situación de ceguera total.
La primera respuesta a esta espinosa cuestión está en manos de los conductores. Hay que concienciarles de las consecuencias de esta falta de información y animarles a comunicarse más con su gestor de flota.
Sí, ¡pero no sólo eso!
Paso 2: Proporcionar una herramienta que facilite la comunicación.
También es necesario dotarles de una herramienta que facilite la comunicación con el gestor de la flota, de modo que puedan proporcionar información clave, esencial para la anticipación.
Por ejemplo, esto es lo que Optimum Automotiveespecialista europeo en vehículos conectados desde 2006. El sitio solución de gestión de flotasConsiste en una plataforma de gestión basada en web (SaaS) y una aplicación móvil (que proporciona la interfaz entre el gestor de la flota y los conductores).
El módulo de gestión de siniestros desarrollado por Optimum Automotive permite a los conductores :
1 - Declarar un siniestro (lugar, fecha, hora, circunstancias, fotos de los daños, etc.)
2 - Realizar inventarios periódicos de sus vehículos:
- Frecuencia: definida por el gestor de la flota
- Notificaciones en las que se invita a los conductores a realizar una inspección completa de su vehículo según un calendario predefinido.
Los conductores siguen un "escenario de reportaje fotográfico" compuesto por 18 puntos de control obligatorios (número ilimitado de fotos): carrocería, interior del vehículo, neumáticos, etc. ¡No se deja nada al azar! ¡Nada se deja al azar!
Paso 3: solicitar una inspección del vehículo
Dependiendo del tamaño de la flota, el escrutinio de estas fotos puede requerir una importante inversión de tiempo.
Para aligerar la carga, Optimum Automotive llama a un equipo de expertos especializados en la reparación de vehículos. Analizarán detalladamente los daños y calcularán el coste de las reparaciones necesarias para mantener el vehículo en perfecto estado.
Paso 4: Anticiparse en lugar de sufrir
Armado con esta valiosa información a lo largo del ciclo operativo del vehículo (fotos de los daños, estimaciones de las reparaciones), el gestor de la flota está en posición de tomar decisiones informadas: devolver el vehículo tal cual (ver tolerancias contractuales de alquiler), reparaciones con o sin recurso al seguro?
Cuando llega el momento de devolver los vehículos, el gestor de la flota puede estar tranquilo sabiendo que los vehículos devueltos cumplen con el contrato de alquiler inicial y que, en función de la acción realizada, ¡no se le facturará ningún coste de devolución!
En conclusión
Las herramientas de nueva generación permiten agilizar el flujo de información entre los conductores y los gestores de flotas, que ahora tienen plena visibilidad del estado real de la flota.
El apoyo de expertos en automoción también permite anticipar los costes de reparación a un coste menor y eliminar los costes de devolución para controlar mejor el TCO de la flota. Además de los aspectos económicos, las revisiones periódicas de los vehículos también contribuyen a preservar la "imagen de marca" de la empresa (por ejemplo, comprobando que los vehículos llevan la marca) y la marca empleador (por ejemplo, haciendo más atractivas las prestaciones disponibles para los empleados), así como a prevenir los riesgos viales (por ejemplo, comprobando el desgaste de los neumáticos). Como todos sabemos, un vehículo bien mantenido (por ejemplo, comprobando el estado de sus neumáticos) es más seguro que uno abandonado.