En matière de gestion de flotte automobile, chaque Euro compte ! Dans de très nombreuses entreprises, le coût total de possession (TCO) représente fréquemment le deuxième poste de charge après les salaires. Parmi les différentes composantes du TCO, les sinistres et dommages automobiles impactent défavorablement celui-ci. Au-delà des coûts de réparation, se cache, en effet, de nombreux coûts cachés souvent sous-estimés. Dans cet article nous analyserons les différents impacts des sinistres et dommages automobiles ainsi que les différents axes d’optimisation.
Les coûts cachés des sinistres et dommages automobiles :
Cela est malheureusement le cas : les véhicules d’entreprises subissent tout au long de leur exploitation des dommages plus ou moins graves. Accidents ou simples éraflures, ces événements peuvent in fine impacter lourdement le coût total de la flotte.
Derrière les coûts de réparation et remise en état, se cachent fréquemment d’autres types de coûts souvent méconnus qui s’accumulent.
Prenons tout d’abord l’hypothèse où les sinistres et dommages sont connus du gestionnaire de flotte…c’est-à-dire déclarés par le conducteur. En connaissance de causes, le gestionnaire de flotte peut décider d’agir pour remédier à la situation : déclaration à l’assurance (ou pas), engagement des travaux de réparation (ou pas), mise à disposition d’un véhicule de remplacement (ou pas). Selon les actions entreprises, divers coûts peuvent ainsi se cumuler.
Temps d’immobilisation :
Un véhicule hors service pour réparations représente, avant tout, une perte de revenus potentielle. Une entreprise de dépannage à domicile, serait ainsi, dans l’incapacité d’accomplir sa mission et donc de facturer leurs clients. Certains contrats de location ou d’assurance prévoient bien sûr la mise à disposition de véhicules de remplacement pour ce type d’évènements, mais cette prestation gonfle généralement le montant des loyers.
Autre solution, la location temporaire d’un véhicule de remplacement. Mais là aussi, cela a un coût.
Augmentation des primes d’assurance :
Les sinistres automobiles entraînent généralement une augmentation des primes d’assurance. Ces augmentations tarifaires ne concernent pas seulement les véhicules accidentés mais sont généralement appliquées à l’ensemble des véhicules de la flotte pour les mois et années à venir.
Perte de productivité :
Les accidents entraînent souvent des retards dans les livraisons, des rendez-vous manqués et d’autres problèmes qui peuvent compromettre la productivité de l’entreprise dans son ensemble.
Dépréciation des véhicules :
Même après réparation, un véhicule accidenté peut subir une dépréciation plus rapide que les autres véhicules de la flotte, ce qui réduit sa valeur de revente.
Prenons, à présent, une autre hypothèse, malheureusement assez fréquente : le sinistre ou dommage mineur inconnu du gestionnaire de flotte. Illustration avec un exemple anodin et pourtant si récurrent et si lourd de conséquences. Le conducteur, sort du parking d’un client et heurte légèrement par mégarde le portail. Il sort de son véhicule, constate un léger enfoncement de l’aile avant-droite et des éraflures sur la peinture. Il estime alors que les dégâts sont mineurs et que ce n’est pas grave (ou a peur d’être réprimandé par sa Direction). Après tout, cela n’empêche en rien le bon fonctionnement du véhicule et puis ce n’est pas son véhicule personnel ! Il décide alors de passer sous silence cet évènement (auquel d’autres similaires se succèderont certainement). Comme le dit le dicton « ni vu, ni connu » ! Oui… jusqu’au jour où le véhicule arrive en fin de contrat et doit être restitué au loueur.
Un beau jour, le gestionnaire de flotte informe alors le conducteur que le véhicule devra être restitué sous 15 jours. Aïe ! Trop tard pour celui-ci pour faire machine arrière et informer le gestionnaire des dégâts occasionnés durant les 36 ou 48 derniers mois. Trop tard aussi pour faire un « mea-culpa » et espérer faire réparer le véhicule dans les délais impartis.
Que se passe-t-il alors ?
L’état des lieux effectué par le loueur met en lumière tous les dégâts subis par le véhicule et génère, conformément au contrat de location initial, une facture imprévue pour le gestionnaire de flotte. Si le coût de remise en état est inférieur à 1000€, alors, pas de panique, vous vous en sortez bien.
Mais vous l’aurez compris, bien souvent, la facture des frais de restitution dépasse fréquemment les 2000 Euros, voire 3000 Euros, voire beaucoup plus. Le gestionnaire est alors mis devant le fait accompli et ne peut que constater une dépense lourde et non prévue.
Les axes d’optimisation
Le meilleur moyen d’échapper à ce type de situation, reste avant tout la prévention. Notons d’ailleurs que la prévention du risque (dont le risque routier fait partie) constitue une obligation légale du chef d’entreprise.
L’identification des comportements à risques :
La télématique embarquée permet d’analyser en permanence le comportement routier de chaque conducteur. Dans le cas de la plateforme de gestion de flotte automobile d’Optimum Automotive, différents critères sont ainsi scrutés : les virages, les freinages, les accélérations. Le traitement par algorithmes de ces évènements de conduite permet d’établir une notation, appelée « note éco-index » pour chaque conducteur. Les bons conducteurs pourront ainsi être valorisés et les moins bons conducteurs pourront être identifiés et faire l’objet de mesures spécifiques.
La formation et la stimulation
Il est malheureusement impossible de changer les comportements routiers du jour au lendemain. Pour certains conducteurs, un processus de formation devra être initié : stages en e-learning, stages sur circuit avec un formateur professionnel. Différentes formules peuvent-être envisagées. Au-delà de la formation les résultats devront être observés (amélioration de la note éco-index) et stimulés sur le moyen et long terme. La solution de gestion de flotte automobile permet ainsi de créer différents challenges pour stimuler et pérenniser les résultats obtenus.
L’entretien des véhicules
Le constat est sans appel : un véhicule rigoureusement entretenu est plus « safe » qu’un véhicule non entretenu. Un entretien régulier des véhicules peut permettre de détecter et de réparer les problèmes avant qu’ils ne deviennent des incidents majeurs. Pour cela la solution de gestion de flotte automobile Optimum Automotive permet de récupérer automatiquement le kilométrage compteur. Elle est, de plus, connectée aux plans d’entretien des constructeurs automobiles. Cela permet au gestionnaire de flotte de bénéficier d’une parfaite visibilité et d’alertes sur les échéances et contenus des entretiens préconisés par le constructeur.
L’implication des conducteurs :
Comme nous l’avons vu dans l’exemple précédent un gestionnaire de flotte automobile ne peut anticiper ce qu’il ignore. Il convient alors de placer le conducteur au cœur de la démarche pour optimiser l’impact des sinistres et dommages automobiles. Pour cela, Optimum Automotive a conçu, en partenariat avec R Solution Expertises, un « module de gestion des sinistres et dommages automobiles ». Le module est ainsi intégré dans l’application Mobile Optimum Connect (mise à disposition des conducteurs) pour permettre la déclaration immédiate (date, heure, lieux, types d’évènements, photos de l’incident…) de tout sinistre ou dommage. L’information est ainsi automatiquement transmise au gestionnaire de flotte qui peut alors initier l’action idoine.
Via ce service, le conducteur est également invité de façon régulière, à réaliser un état des lieux complet de son véhicule, avec photos à l’appui. Eraflures, bosses… le gestionnaire bénéficie régulièrement ainsi d’une parfaite visibilité sur l’état général du véhicule et peut prendre les décisions nécessaires pour anticiper sereinement la restitution du véhicule.
Pour résumer :
Les plus mauvaises surprises sont généralement celles que l’on découvre par hasard ou trop tard.
Grâce aux progrès des outils de gestion de flotte automobile, il est désormais possible d’anticiper : les entretiens des véhicules, la formation des conducteurs à risques, les éventuelles opérations de remise en état avant restitution…
Grâce à cela, le gestionnaire de flotte peut réduire sensiblement et durablement le coût total de sa flotte automobile.