Malgré les récentes mutations de la mobilité professionnelle, le véhicule reste, à ce jour, l’un des principaux moyens de transport des collaborateurs pour accomplir leurs missions. Qu’ils s’agissent de véhicules de fonction ou de véhicules de service, la location longue durée demeure encore, assez largement, la solution privilégiée des entreprises pour constituer leur flotte automobile.
Si la location longue durée des véhicules comporte de nombreux avantages, les frais de restitution en fin de contrat viennent ternir le tableau. Par manque de visibilité sur l’état réel des véhicules, de nombreux gestionnaires de flotte se trouvent pris au dépourvu lorsque l’heure de la restitution sonne. Rayures, éraflures, chocs divers et variés sont fréquemment passés sous silence par les conducteurs et sont donc ignorés par le gestionnaire de flotte qui découvre le pot aux roses lors de la restitution des véhicules.
Très souvent, les frais de remise en état facturés par le loueur dépassent les 2000 voire 3000 Euros par véhicule. Difficile dans ce cas de maîtriser le TCO de la flotte quand de tels montants sont facturés, in fine et sans aucun signe avant-coureur.
Alors, quelle approche adopter ? Comment diminuer voire éliminer complètement les frais de restitution à la fin du contrat ?
Une partie de la solution repose sur les conducteurs, mais elle doit être complétée par d’autres mesures pour une efficacité optimale.
Étape 1 : placer les conducteurs au cœur de la démarche !
Les véhicules se louent généralement sur 36, 48, voire 60 mois. Sur de telles périodes, il n’est pas anormal d’observer des dégradations diverses et de l’usure.
Pourtant, trop souvent, les conducteurs oublient, volontairement ou non, de déclarer les dommages au gestionnaire de flotte, qui se trouve alors en situation de cécité totale.
La première réponse à cette épineuse question, se trouve donc entre les mains des conducteurs. Il convient alors de les sensibiliser aux conséquences de cette carence d’information et de les encourager à davantage communiquer avec le gestionnaire de flotte.
Oui, mais pas que… !
Étape 2 : fournir un outil pour fluidifier la communication !
Il convient également de leur mettre à disposition un outil qui leur facilite la communication avec le gestionnaire avec le gestionnaire de flotte afin de lui fournir les informations clés et essentielles à l’anticipation.
C’est par exemple ce que propose Optimum Automotive, spécialiste européen du véhicule connecté depuis 2006. La solution de gestion de flotte, se compose en effet, d’une plateforme Web (SaaS) de gestion et d’une application mobile (qui assure l’interface entre le gestionnaire de flotte et les conducteurs).
Le module de « Gestion des sinistres » développé par Optimum Automotive, permet aux conducteurs :
1 – De déclarer un sinistre (lieu, date, heure, circonstances, photos des dégâts…)
2 – De réaliser des états des lieux réguliers de leur véhicule :
- Fréquence : définie par le gestionnaire de flotte
- Notifications invitant les conducteurs à réaliser un état des lieux complet de leur véhicule selon un canevas prédéfini.
Les conducteurs suivent un « scénario de reportage photos » qui comporte 18 points de contrôle requis (nombre de photos illimité) : éléments de carrosserie, intérieur du véhicule, mais aussi, les pneumatiques doivent être photographiés… Rien n’est laissé au hasard !
Étape 3 : solliciter l’expertise automobile
En fonction de la taille de la flotte, l’examen minutieux de ces photos peut nécessiter un investissement de temps significatif.
Pour alléger cette charge, Optimum Automotive fait appel à une équipe d’experts spécialisée dans la remise en état des véhicules. Ces derniers vont alors analyser en détails les dégâts identifiés et chiffrer le montant des réparations nécessaires afin de maintenir le véhicule dans un état de conformité irréprochable.
Étape 4 : anticiper plutôt que subir
Muni de ces précieuses informations, tout au long du cycle d’exploitation des véhicules (photos des dégâts, devis de remise en état), le gestionnaire de flotte est alors en mesure de faire des choix éclairés : restitution en l’état (cf. tolérances contractuelles de location), réparations avec ou sans recours à l’assurance…
Lorsque que l’heure de la restitution sonne, le gestionnaire de flotte est alors serein : il sait que les véhicules restitués sont conformes au contrat de location initial et que, en fonction des actions entreprises, aucun frais de restitution ne pourra lui être facturé !
En conclusion
Les outils de nouvelle génération permettent de fluidifier les flux d’information entre les conducteurs et les gestionnaires de flotte, qui bénéficient désormais d’une parfaite visibilité sur l’état réel du parc automobile.
L’accompagnement d’experts en automobile, permet de plus d’anticiper les frais de réparation à moindre coût, et de supprimer les frais de restitution pour une meilleure maîtrise du TCO de la flotte. Au-delà des aspects économiques, le contrôle régulier des véhicules permet également de préserver « l’image de marque » (cf. véhicules floqués), la marque employeur (cf. attractivité des avantages mis à disposition des collaborateurs), mais aussi de prévenir le risque routier (cf. contrôle de l’usure des pneumatiques). Comme tout le monde le sait, un véhicule bien entretenu (ex : contrôle de l’état des pneumatiques), est plus « secure » qu’un véhicule laissé à l’abandon.