Apesar da evolução recente da mobilidade profissional, o veículo continua a ser um dos principais meios de transporte utilizados pelos assalariados no exercício das suas actividades. Quer se trate de veículos de empresa ou de veículos de serviço, o leasing de serviço completo continua a ser, de um modo geral, a forma preferida pelas empresas para constituírem as suas frotas automóveis.
Embora o aluguer de veículos a longo prazo tenha muitas vantagens, o custo da devolução dos veículos no final do contrato é um fator negativo. Sem visibilidade do estado real dos seus veículos, muitos gestores de frota são apanhados desprevenidos quando chega a altura de os devolver. Riscos, arranhões e choques de todos os tipos são muitas vezes negligenciados pelos condutores e, por conseguinte, ignorados pelo gestor de frota, que descobre a verdade quando os veículos são devolvidos.
Muitas vezes, os custos de reparação facturados pela empresa de locação financeira excedem os 2 000 ou mesmo 3 000 euros por veículo. Nestes casos, é difícil manter o TCO da frota sob controlo quando tais montantes são facturados em multa e sem qualquer aviso.
Então, que abordagem deve adotar? Como pode reduzir ou mesmo eliminar completamente os custos de devolução no final do contrato?
Parte da solução depende dos condutores, mas deve ser complementada por outras medidas para uma eficácia óptima.
Etapa 1: colocar os condutores no centro do processo!
Os veículos são geralmente alugados por 36, 48 ou mesmo 60 meses. Durante estes períodos, não é raro que se verifiquem vários tipos de danos e de desgaste.
No entanto, com demasiada frequência, os condutores esquecem-se, deliberadamente ou não, de declarar os danos ao gestor de frota, que se vê então numa situação de total cegueira.
A primeira resposta a esta questão espinhosa está nas mãos dos condutores. É necessário sensibilizá-los para as consequências desta falta de informação e incentivá-los a comunicar mais com o seu gestor de frota.
Sim, mas não é só isso!
Passo 2: Fornecer uma ferramenta para facilitar a comunicação!
Além disso, devem dispor de uma ferramenta que facilite a comunicação com o gestor de frota, de modo a poderem fornecer informações essenciais para a antecipação.
Por exemplo, isto é o seguinte Optimum Automotivoespecialista europeu em veículos conectados desde 2006. O solução de gestão de frotasé constituído por uma plataforma de gestão baseada na Web (SaaS) e por uma aplicação móvel (que constitui a interface entre o gestor de frota e os condutores).
O módulo de gestão de sinistros desenvolvido pela Optimum Automotive permite aos condutores :
1 - Declarar um crédito (local, data, hora, circunstâncias, fotografias dos danos, etc.)
2 - Efetuar inventários regulares dos seus veículos:
- Frequência: definida pelo gestor de frota
- Notificações que convidam os condutores a efetuar uma inspeção completa do seu veículo de acordo com um calendário predefinido.
Os condutores seguem um "cenário de reportagem fotográfica" composto por 18 pontos de controlo obrigatórios (número ilimitado de fotografias): carroçaria, interior do veículo, pneus, etc. Nada é deixado ao acaso! Nada é deixado ao acaso!
Etapa 3: solicitar uma vistoria ao veículo
Dependendo da dimensão da frota, o controlo destas fotografias pode exigir um investimento significativo de tempo.
Para aliviar a carga, Optimum Automotivo chama uma equipa de peritos especializados na reparação de veículos. Estes analisam os danos em pormenor e calculam o custo das reparações necessárias para manter o veículo em perfeitas condições.
Passo 4: Antecipar em vez de sofrer
Munido destas informações preciosas ao longo do ciclo de funcionamento do veículo (fotos dos danos, estimativas de reparação), o gestor de frota está em condições de fazer escolhas informadas: devolver o veículo tal como está (ver tolerâncias contratuais de aluguer), reparações com ou sem recurso ao seguro?
Quando chega a altura de devolver os veículos, o gestor de frota pode ficar descansado sabendo que os veículos devolvidos cumprem o contrato de aluguer inicial e que, dependendo da ação tomada, não lhe serão cobrados quaisquer custos de devolução!
Em conclusão
As ferramentas de nova geração permitem racionalizar o fluxo de informações entre os condutores e os gestores de frota, que têm agora uma visibilidade total do estado real da frota.
O apoio de peritos automóveis permite igualmente antecipar os custos de reparação a um custo mais baixo e eliminar os custos de devolução para um melhor controlo do TCO da frota. Para além dos aspectos económicos, as verificações regulares dos veículos também ajudam a preservar a "imagem de marca" da empresa (por exemplo, verificando a marca dos veículos) e a marca do empregador (por exemplo, tornando mais atractivos os benefícios oferecidos aos empregados), bem como a prevenir os riscos rodoviários (por exemplo, verificando o desgaste dos pneus). Como todos sabemos, um veículo bem conservado (por exemplo, verificando o estado dos pneus) é mais seguro do que um que tenha sido abandonado.