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Zwischeninspektionen: Wie kann man die Kosten für die Rückgabe von Mietfahrzeugen vermeiden?

Trotz der jüngsten Veränderungen in der beruflichen Mobilität ist der Pkw nach wie vor eines der wichtigsten Transportmittel für die Mitarbeiter, um ihre Aufgaben zu erfüllen. Ob Firmenwagen oder Dienstwagen, die Langzeitmiete ist immer noch die bevorzugte Lösung für den Aufbau einer Fahrzeugflotte.

Die Langzeitmiete von Fahrzeugen hat viele Vorteile, aber die Kosten für die Rückgabe am Ende des Vertrags trüben das Bild. Viele Fuhrparkmanager sind unvorbereitet, wenn die Rückgabe ansteht, weil sie den tatsächlichen Zustand der Fahrzeuge nicht kennen. Kratzer, Schrammen und Stöße werden von den Fahrern häufig verschwiegen und vom Flottenmanager ignoriert.

Sehr oft belaufen sich die vom Vermieter in Rechnung gestellten Instandsetzungskosten auf mehr als 2000 oder sogar 3000 Euro pro Fahrzeug. In diesem Fall ist es schwierig, die Gesamtbetriebskosten des Fuhrparks zu kontrollieren, wenn solche Beträge am Ende und ohne Vorwarnung in Rechnung gestellt werden.

Welchen Ansatz sollte man also wählen? Wie kann man die Kosten für die Rückgabe am Ende des Vertrags senken oder sogar ganz ausschließen? 

Ein Teil der Lösung liegt bei den Fahrern, muss aber für eine optimale Wirksamkeit durch andere Maßnahmen ergänzt werden. 

Schritt 1: Die Fahrer in den Mittelpunkt stellen! 

Fahrzeuge werden in der Regel über 36, 48 oder sogar 60 Monate gemietet. In solchen Zeiträumen ist es nicht ungewöhnlich, dass es zu Beschädigungen und Abnutzungserscheinungen kommt.

Doch allzu oft vergessen die Fahrer absichtlich oder unabsichtlich, den Schaden dem Flottenmanager zu melden, der dann völlig blind ist.

Die erste Antwort auf diese schwierige Frage liegt also in den Händen der Fahrer. Sie müssen über die Folgen dieses Informationsmangels aufgeklärt und dazu ermutigt werden, mehr mit dem Fuhrparkmanager zu kommunizieren.

 Ja, aber nicht nur?!

Schritt 2: Stellen Sie ein Werkzeug zur Verfügung, um die Kommunikation zu verflüssigen! 

Außerdem sollte ihnen ein Werkzeug zur Verfügung gestellt werden, das ihnen die Kommunikation mit dem Flottenmanager erleichtert, damit sie ihm die wichtigsten und vorausschauendsten Informationen liefern können.

Dies ist zum Beispiel der Vorschlag von Optimum Automotive, seit 2006 europäischer Spezialist für vernetzte Fahrzeuge. Die FlottenmanagementlösungDas System besteht aus einer webbasierten (SaaS) Verwaltungsplattform und einer mobilen Anwendung, die als Schnittstelle zwischen dem Flottenmanager und den Fahrern fungiert. 

Das von Optimum Automotive entwickelte Modul "Schadensmanagement" ermöglicht Fahrern : 

1 - Einen Schadensfall zu melden (Ort, Datum, Uhrzeit, Umstände, Fotos des Schadens?) 

2 - Regelmäßige Bestandsaufnahmen ihres Fahrzeugs durchzuführen :  

  • Häufigkeit: wird vom Flottenmanager festgelegt  
  • Benachrichtigungen, in denen die Fahrer/innen aufgefordert werden, eine vollständige Bestandsaufnahme ihres Fahrzeugs nach einem vorgegebenen Schema durchzuführen.  

Die Fahrer folgen einem "Fotoreportage-Szenario", das 18 erforderliche Kontrollpunkte umfasst (Anzahl der Fotos unbegrenzt): Karosserieteile, Fahrzeuginnenraum, aber auch die Reifen müssen fotografiert werden? Nichts wird dem Zufall überlassen! 

Schritt 3: Einholen eines Kfz-Sachverständigengutachtens 

Je nach Größe der Flotte kann die sorgfältige Prüfung dieser Fotos einen erheblichen Zeitaufwand erfordern.

Um diese Last zu erleichtern, Optimum Automotive wendet sich an ein Team von Experten, die auf die Instandsetzung von Fahrzeugen spezialisiert sind. Diese analysieren die festgestellten Schäden und berechnen die Kosten für die Reparaturen, die notwendig sind, um das Fahrzeug in einem einwandfreien Zustand zu erhalten.

Schritt 4: Antizipieren statt erleiden 

Mit diesen wertvollen Informationen, die während der gesamten Nutzungsdauer der Fahrzeuge zur Verfügung stehen (Fotos der Schäden, Kostenvoranschläge für die Instandsetzung), kann der Flottenmanager fundierte Entscheidungen treffen: Rückgabe in unverändertem Zustand (siehe Mietvertragstoleranzen), Reparaturen mit oder ohne Inanspruchnahme der Versicherung?

Wenn die Zeit für die Rückgabe gekommen ist, kann der Fuhrparkmanager beruhigt sein: Er weiß, dass die zurückgegebenen Fahrzeuge dem ursprünglichen Mietvertrag entsprechen und dass ihm je nach den ergriffenen Maßnahmen keine Rückgabekosten berechnet werden können!

Zum Schluss

Die neue Generation von Tools ermöglicht einen reibungslosen Informationsfluss zwischen Fahrern und Fuhrparkmanagern, die nun einen vollständigen Überblick über den tatsächlichen Zustand des Fuhrparks haben.

Die Begleitung durch Kfz-Experten ermöglicht es außerdem, Reparaturkosten zu minimieren und Rückgabekosten zu vermeiden, um die Gesamtbetriebskosten des Fuhrparks besser kontrollieren zu können. Neben den wirtschaftlichen Aspekten dient die regelmäßige Kontrolle der Fahrzeuge auch der Wahrung des "Markenimages" (z. B. beflockte Fahrzeuge), der Arbeitgebermarke (z. B. attraktive Vorteile für die Mitarbeiter) und der Vorbeugung von Verkehrsrisiken (z. B. Kontrolle der Reifenabnutzung). Wie jeder weiß, ist ein gut gewartetes Fahrzeug (z. B. Kontrolle des Reifenzustands) sicherer als ein vernachlässigtes Fahrzeug.